POAC merupakan
sebuah proses. Pendekatan membantu untuk memahami apa yang manajer lakukan,
yaitu menganggap pekerjaan mereka sebagai suatu proses. Proses adalah
serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu. Misalnya, membuat keuntungan atau
menyediakan layanan. Untuk mencapai
tujuan, manajer menggunakan sumber daya dan melaksanakan empat fungsi
manajerial utama, yaitu POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). Fungsi
POAC sendiri dalam suatu organisasi adalah untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi suatu organisasi dalam pencapaian tujuannya.
1.
Planning
A.
Pengertian
Planning
Planning adalah
sebuah proses di mana seorang manajer memutuskan tujuan, menetapkan aksi untuk
mencapai tujuan (strategi) itu, mengalokasikan tanggung jawab unutk menjalankan
strategi kepada orang tertentu, dan mengukur keberhasilan dengan membandingkan
tujuan.
Planning meliputi
pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk mencapai tujuan tersebut.
Planning telah dipertimbangkan sebagai fungsi utama manajemen dan meliputi
segala sesuatu yang manajer kerjakan. Membuat keputusan biasanya menjadi bagian
dari perencanaan karena setiap pilihan dibuat berdasarkan proses penyelesaian
setiap rencana. Planning penting karena banyak berperan dalam menggerakan
fungsi manajemen yang lain.
B.
Prinsip Planning
-
Prinsip Kontribusi
Tujuan perencanaan
adalah untuk memastikan pencapaian efektif dan efisien tujuan organisasi, dalam
kenyataannya, kriteria dasar untuk perumusan rencana untuk mencapai tujuan
utama perusahaan. Pencapaian tujuan selalu tergantung pada rencana dan jumlah
kontribusi organisasi terhadap perencanaan.
-
Prinsip Suara dan Konsisten Premising
Bangunan adalah
asumsi mengenai kekuatan lingkungan seperti kondisi ekonomi dan pasar, sosial,
politik, aspek hukum dan budaya, tindakan pesaing, dll. Ini adalah lazim selama
periode pelaksanaan rencana. Oleh karena itu, rencana yang dibuat atas dasar
tempat sesuai, dan masa depan perusahaan tergantung pada tingkat kesehatan
rencana yang mereka buat sehingga untuk menghadapi keadaan tempat.
C.
Implementasi
-
Menyadari Kesempatan
Penting sekali bagi
seorang manajer untuk mengetahui kesempatan atau peluang di lingkungan
eksternal dengan sangat baik dalam organisasi sebagai awal perencanaan. Menjadi
bagian penting melihat terhadap kesempatan masa depan. Manajer harus tahu di
mana kondisi pasar, kompetisi antar organisasi, permintaan konsumen atau
pelanggan, kekuatan mereka sendiri, dan kelemahan.
-
Menentukan Tujuan
Langkah kedua
adalah menetukan tujuan untuk seluruh organisasi dan setiap sub unit di
dalamnya. Tujuan memberikan arahan terhadap setiap departemen atau sub unit di
dalamnya.
-
Mengembangkan Dasar Pikiran
Dasar pikiran di
sini adalah sebuah asumsi yang ada dalam pikiran organisasi. Mengenal dan
memahami dengan baik rencana akan berjalan di lingkungan yang sesuai, eksternal
maupun internal.
-
Menentukan Tindakan Alternatif
Memikirkan tindakan
alternatif jika dalam pelaksanaan perencanaan terdapat permasalahan hambatan.
-
Mengevaluasi Tindakan Alternatif
Langkah selanjutnya
adalah mengevaluasi tindakan alternatif dengan menimbang dengan cermat,
tindakan alternatif yang memberikan peluang yang paling bagus tentang
pencapaian tujuan, biaya yang paling murah dan keuntungan yang paling tinggi.
-
Memilih Tindakan Alternatif yang Telah Ditentukan atau Dirumuskan
dan Dievaluasi
-
Merumuskan Pendukung Tujuan
Saat keputusan
telah dibuat, perencanaan telah selesai, dan tujuah langkah telah dilakanakan,
maka memerlukan daftar atau hal yang diperlukan untuk mendukung tujuan. Contoh
pendukung tujuan adalah alat, bahan, memperkerjakan dan melatih pegawai, dan
mengembangkan sebuah produk baru.
-
Penghitungan Anggaran Dana Perencanaan
Seperti volum dan
harga penjualan, biaya operasi perencanaan, pengeluaran untuk peralatan dan
lainnya.
D.
Contoh Planning
Contohnya, setiap manajer harus membuat rencana pekerjaan yang efektif di
dalam kepegawaian organisasi.
2.
Organizing
A.
Pengertian Organizing
Organizing adalah proses dalam memastikan kebutuhan manusia dan fisik
setiap sumber daya tersedia untuk menjalankan rencana dan mencapai tujuan yang
berhubungan dengan organisasi. Organizing juga meliputi penugasan setiap
aktifitas, membagi pekerjaan ke dalam setiap tugas yang spesifik, dan
menentukan siapa yang memiliki hak untuk mengerjakan beberapa tugas.
Organizing, atau dalam bahasa Indonesia pengorganisasian merupakan proses
menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam
perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh,
sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa
semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna
pencapaian tujuan organisasi.
Definisi sederhana dari pengorganisasian ialah seluruh proses
pengelompokan orang, alat, tugas, serta wewenang dan tanggung jawab sedemikian
rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu
kesatuan yang utuh dan bulat dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Pengorganisasian adalah penentuan pekerjaan yang harus dilakukan,
pengelompokan tugas dan membagi pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan
berbagai departemen serta penentuan hubungan. Tujuan pengorganisasian ini adalah untuk menetapkan peran
serta struktur dimana karyawan dapat mengetahui apa tugas dan tujuan mereka.
B.
Prinsip Organizing
-
Prinsip
Spesialisasi
Menurut prinsip,
pekerjaan seluruh perhatian harus dibagi di antara bawahan atas dasar
kualifikasi, kemampuan dan keterampilan. Ini adalah melalui pembagian kerja dapat dicapai yang menghasilkan
organisasi yang efektif. Pembagian kerja adalah pemecahan tugas kompleks
menjadi komponen-komponennya sehingga setiap orang bertanggung jawab untuk
beberapa aktivitas terbatas bukannya tugas secara keseluruhan.
Tidak semua orang
secara fisik dan psikologi mampu melaksanakan semua operasi yang menyusun
kebanyakan tugas kompleks, bahkan dengan anggapan seseorang dapat memperoleh
semua keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tadi. Sebaliknya,
pembagian pekerjaan menciptakan tugas yang lebih sederhana yang dapat
dipelajari dan diselesaikan dengan relatif cepat.
Jadi hal ini
memperkuat spesialisasi, ketika setiap orang menjadi pakar dalam pekerjaan
tertentu. Karena tindakan ini menciptakan variasi pekerjaan, orang dapat
memilih atau ditugaskan pada suatu posisi yang sesuai dengan bakat dan minat
mereka.
-
Prinsip Definisi
Fungsional
Menurut prinsip
ini, semua fungsi dalam kekhawatiran harus benar dan jelas kepada manajer dan
bawahan. Hal ini dapat dilakukan dengan jelas mendefinisikan tugas-tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hubungan orang terhadap satu sama lain.
Klarifikasi dalam otoritas-tanggung jawab membantu dalam mencapai hubungan
koordinasi dan dengan demikian organisasi dapat berlangsung efektif. Sebagai
contoh, fungsi utama dari produksi, pemasaran dan keuangan dan hubungan
tanggung jawab wewenang dalam departemen ini harus jelas didefinisikan untuk
setiap orang agar melekat dalam pemikiran karyawan. Klarifikasi dalam
hubungan otoritas- tangggung jawab membantu dalam organisasi yang efisien.
|
-
Prinsip Rentang
Pengendalian atau Pengawasan
Menurut prinsip
ini, rentang kendali adalah rentang pengawasan yang menggambarkan jumlah
karyawan yang dapat ditangani dan dikontrol secara efektif oleh seorang manajer
tunggal. Menurut prinsip ini, seorang manajer harus dapat menangani jumlah
karyawan yang dibawahinya. Keputusan ini dapat diambil dengan memilih baik
rentang lebar atau sempit froma. Ada dua jenis rentang kendali:
1) Rentang kendali yang luas adalah salah satu
di mana seorang manajer dapat mengawasi dan mengendalikan secara efektif sebuah
kelompok besar orang pada satu waktu.
2) Rentang kendali yang sempit rentang ini,
pekerjaan dan wewenang dibagi antara banyak bawahan dan manajer tidak mengawasi
dan mengendalikan kelompok yang sangat besar dari orang di bawah dia. Manajer
sesuai dengan rentang yang sempit mengawasi sejumlah karyawan yang dipilih pada
satu waktu.
- Prinsip Rantai Skalar
Rantai skalar
adalah rantai komando atau otoritas yang mengalir dari atas ke bawah. Otoritas
dan tanggung jawab harus berjalan dalam garis yang tegas dan tidak terputus
dari eksekutif tertinggi sampai yang paling rendah. Sebuah rantai skalar
memfasilitasi alur kerja di sebuah organisasi yang membantu dalam pencapaian
hasil yang efektif. Sebagai otoritas mengalir dari atas ke bawah, hal itu akan
menjelaskan posisi kewenangan untuk manajer di semua tingkatan dan yang
memfasilitasi organisasi yang efektif.
-
Prinsip Kesatuan
Perintah
Ini menyiratkan
satu bawahan-satu hubungan yang superior. Setiap bawahan bertanggung jawab
kepada satu manajer. Hal ini membantu dalam menghindari kesenjangan komunikasi
dan kesimpangan tanggung jawab. Jika atasan yang lebih tinggi ingin memberikan
perintah atau hal-hal lain kepada para bawahan yang berada beberapa tangga di
bawah dalam hierarki organisasi, seyogianya hal itu dilakukan melalui atasan
langsung orang yang bersangkutan. Paling tidak dengan sepengetahuan atasan
langsung tersebut.
C.
Implementasi
Pentingnya
pengorganisasian, menyebabkan timbulnya sebuah struktur organisasi, yang
dianggap sebagai sebuah kerangka sebuah kerangka yang masih dapat menggabungkan
usaha-usaha mereka dengan baik.
Dengan kata lain, salah satu bagian
penting tugas pengorganisasian adalah
mengharrmonisasikan kelompok orang yang berbada, mempertemukan macam-macam
kepentingan dan memanfaatkan
kemampuan-kemampuan kesemuanya kesuatu arah tertentu. (Terry 1979)
Maksud dari hal
tersebut adalah dapat dihasilkannya sinergisme, yang berarti perlu adanya
tindakan-tindakan untuk mengelompokkan semua kemampuan yang sesuai menjadi satu
tempat dan memanfaaatkan kemampuan tersebut agar dapat berguna bagi organisasi
tersebut. Akan tetapi suatu pengorganisasian tidak hanya mengelompokkan sumber
daya manusia saja, akan tetapi juga dengan sumber daya lainnya agar dapat
efektif. Jadi pengorganisasian merupakan sebuah kasus yang dapat menimbulkan
efek yang sangat baik dalam upaya menggerakan seluruh aktivitas dan potensi
yang bisa diwadahi serta sebagai pengawasan manajerial.
D.
Contoh Organizing
Contohnya, kepegawaian untuk memastikan bahwa sumber daya manusia
diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Memekerjakan orang untuk pekerjaan
merupakan aktifitas kepegawaian yang khas. Kepegawaian adalah suatu aktifitas
utama yang terkadang diklasifikasikan sebagai fungsi yang terpisah dari
organizing.
3.
Actuating
A.
Pengertian Actuating
Actuating adalah peran manajer untuk mengarahkan pekerja yang sesuai
dengan tujuan organisasi. Actuating adalah implementasi rencana, berbeda dari
planning dan organizing. Actuating membuat urutan rencana menjadi tindakan
dalam dunia organisasi. Sehingga tanpa tindakan nyata, rencana akan menjadi
imajinasi atau impian yang tidak pernah menjadi kenyataan.
Actuating, dalam bahasa Indonesia artinya adalah menggerakkan. Maksudnya,
suatu tindakan untuk mengupayakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk
mencapai sasaran sesuai dengan tujuan organisasi. Jadi, actuating bertujuan
untuk menggerakkan orang agar mau bekerja dengan sendirinya dan penuh dengan
kesadaran secara bersama- sama untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif
dan efisien. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan (leadership) yang baik.
Actuating merupakan upaya untuk merealisasikan suatu rencana. Dengan
berbagai arahan dengan memotivasi setiap karyawan untuk melaksanakan kegiatan
dalam organisasi, yang sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawab. Maka dari
itu, actuating tidak lepas dari peranan kemampuan leadership.
B.
Prinsip Actuating
-
Pelaksanaan dan Penugasan
Langkah lanjutan
dari penetapan program kerja pengawasan adalah pelaksanaan pengawasan dalam
bentuk pemberian tugas. Tujuan utama penugasan adalah untuk mencapai
keseimbangan antara beberapa faktor: persyaratan dan kualifikasi personal,
keseimbangan untuk pengembangan profesi, dan lain-lain.
-
Pengawasan Pengelolaan Dana
Pengelolaan terhadap dana atau
anggaran yang digunakan oleh organisasi penting dilakukan agar dana tidak
disia-siakan.
-
Penyediaan dan Pemanfaatan Sarana Pengawasan
Pengawasan juga membutuhkan saran dan
alat untuk melakukan pengawasan, misalnya teknologi yang digunakan untuk
memantau kerja anggota organisasi atau pekerja.
-
Dokumentasi Pengawasan
Hal ini diperlukan unutuk mendapatkan
bukti yang nyata bila terjadi pelanggaran, kesalahan dalam melakukan aktivitas
di dalam organisasi.
-
Supervisi Audit
C.
Implementasi
Hal penting yang
dipertimbangkan dalam melakukan actuating adalah untuk memotivasi seorang
karyawan untuk melakukan sesuatu, misalnya saja:
-
Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan
-
Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri
-
Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting
atau mendesak
-
Tugas yang diberikan cukup relevan
-
Hubungan harmonis antar rekan kerja
D.
Contoh Actuating
Contoh penerapan actuating dalam
manajemen rumah sakit misalnya, seorang kepala sub-bagian Asuhan Keperawatan
yang melaksanakan fungsi pengarahan (actuating), yaitu:
- Memberikan
bimbingan dan pembinaan asuhan keperawatan sesuai standar.
- Memberikan
bimbingan terhadap penerapan SOP pelayanan keperawatan.
- Memberikan
bimbingan pendokumentasian asuhan keperawatan sehingga diperoleh catatan asuhan
keperawatan yang akurat dan baru.
- Mewakili
tugas dan wewenang Kepala Bagian Pelayanan Keperawatan atas persetujuan Wakil
Direktur Pelayanan sesuai kebutuhan.
- Menyampaikan
dan menjelaskan tentang sistem pembinaan asuhankeperawatan koordinasi dengan Kepala
Ruangan
4.
Controlling
A.
Pengertian Controlling
Controlling,
memastikan bahwa kinerja sesuai dengan rencana. Hal ini membandingkan antara
kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan. Jika terjadi perbedaan
yang signifikan antara kinerja aktual dan yang diharapkan, manajer harus
mengambil tindakan yang sifatnya mengoreksi.
Menurut G.R Terry, pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses
penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan
yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan
perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras
dengan standar.
Jelas sekali bahwa fungsi
pengawasan yang diambil dari sudut pandang definisi sangat vital dalam suatu
perusahaan. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan dari
rencana. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan. Hal ini
dilakukan untuk pencapaian tujuan sesuai dengan rencana.
Jadi pengawasan dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses.
Dengan pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen menjadi
efektif dan efisien.
B.
Proses Controlling
Dalam controlling
ada beberapa proses dan tahapan, yaitu pengawasan. Proses pengawasan dilakukan
secara bertahap dan sistematis melalui langkah sebagai berikut:
-
Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian
-
Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai
-
Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan jika ada
-
Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan
dan tujuan sesuai dengan rencana
-
Meninjau dan menganalisis ulang rencana, apakah sudah realistis atau
tidak. Jika ternyata belum realistis maka perlu diperbaiki
C.
Implementasi
Beberapa cara
pengendalian yang harus dilakukan oleh seorang manajer yang meliputi pengawasan
langsung, adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang
manejer. Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui
apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya.
Pengawasan tidak
langsung, adalah pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan secara
tertulis maupun lisan dari karyawan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil
yang dicapai. Pengawasan berdasarkan
pengecualian, adalah pengawasan yang dikhususkan untuk kesalahan yang luar
biasa dari hasil atau standar yang diharapkan. Pengawasan ini dilakukan dengan
cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.
Pengawasan juga bisa dibedakan
menurut sifat dan waktunya:
-
Preventive control, adalah pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan
dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaannya.
Pengawasan ini merupakan pengawasan terbaik karena dilakukan sebelum terjadi
kesalahan namun sifatnya prediktif.
-
Repressive control, adalah pengawasan yang dilakukan setelah terjadinya
kesalahan dalam pelaksanaanya. Dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan
kesalahan, sehingga hasilnya sesuai dengan yang diinginkan.
-
Pengawasan saat proses dilakukan, sehingga dapat segera dilakukan
perbaikan.
-
Pengawasan berkala, adalah
pengawasan yang dilakukan secara berkala, misalnya perbulan, persmester,
dll.
-
Pengawasan mendadak (sidak), adalah pengawasan yang dilakukan secara
mendadak untuk mengetahui apa pelaksanaannya dilakukan dengan baik atau tidak.
-
Pengawasan Melekat (waskat), adalah pengawasan/pengendalian yang dilakukan
secara integratif mulai dari sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan
dilakukan.
D.
Contoh Controlling
Contohnya, meningkatkan
periklanan untuk meningkatkan penjualan. Fungsi dari controlling adalah
menentukan apakah rencana awal perlu direvisi, melihat hasil dari kinerja selama
ini. Jika dirasa butuh ada perubahan, maka seorang manajer akan kembali pada
proses planning. Di mana ia akan merencanakan sesuatu yang baru, berdasarkan
hasil dari controlling.