FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN BESERTA CONTOHNYA

POAC merupakan sebuah proses. Pendekatan membantu untuk memahami apa yang manajer lakukan, yaitu menganggap pekerjaan mereka sebagai suatu proses. Proses adalah serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu. Misalnya, membuat keuntungan atau menyediakan layanan.  Untuk mencapai tujuan, manajer menggunakan sumber daya dan melaksanakan empat fungsi manajerial utama, yaitu POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). Fungsi POAC sendiri dalam suatu organisasi adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi suatu organisasi dalam pencapaian tujuannya.

1.             Planning

A.           Pengertian Planning

Planning adalah sebuah proses di mana seorang manajer memutuskan tujuan, menetapkan aksi untuk mencapai tujuan (strategi) itu, mengalokasikan tanggung jawab unutk menjalankan strategi kepada orang tertentu, dan mengukur keberhasilan dengan membandingkan tujuan.

Planning meliputi pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk mencapai tujuan tersebut. Planning telah dipertimbangkan sebagai fungsi utama manajemen dan meliputi segala sesuatu yang manajer kerjakan. Membuat keputusan biasanya menjadi bagian dari perencanaan karena setiap pilihan dibuat berdasarkan proses penyelesaian setiap rencana. Planning penting karena banyak berperan dalam menggerakan fungsi manajemen yang lain.

B.            Prinsip Planning

-                 Prinsip Kontribusi

Tujuan perencanaan adalah untuk memastikan pencapaian efektif dan efisien tujuan organisasi, dalam kenyataannya, kriteria dasar untuk perumusan rencana untuk mencapai tujuan utama perusahaan. Pencapaian tujuan selalu tergantung pada rencana dan jumlah kontribusi organisasi terhadap perencanaan.

-                 Prinsip Suara dan Konsisten Premising

Bangunan adalah asumsi mengenai kekuatan lingkungan seperti kondisi ekonomi dan pasar, sosial, politik, aspek hukum dan budaya, tindakan pesaing, dll. Ini adalah lazim selama periode pelaksanaan rencana. Oleh karena itu, rencana yang dibuat atas dasar tempat sesuai, dan masa depan perusahaan tergantung pada tingkat kesehatan rencana yang mereka buat sehingga untuk menghadapi keadaan tempat.

C.           Implementasi

-                 Menyadari Kesempatan

Penting sekali bagi seorang manajer untuk mengetahui kesempatan atau peluang di lingkungan eksternal dengan sangat baik dalam organisasi sebagai awal perencanaan. Menjadi bagian penting melihat terhadap kesempatan masa depan. Manajer harus tahu di mana kondisi pasar, kompetisi antar organisasi, permintaan konsumen atau pelanggan, kekuatan mereka sendiri, dan kelemahan.

-                  Menentukan Tujuan

Langkah kedua adalah menetukan tujuan untuk seluruh organisasi dan setiap sub unit di dalamnya. Tujuan memberikan arahan terhadap setiap departemen atau sub unit di dalamnya.

-                  Mengembangkan Dasar Pikiran

Dasar pikiran di sini adalah sebuah asumsi yang ada dalam pikiran organisasi. Mengenal dan memahami dengan baik rencana akan berjalan di lingkungan yang sesuai, eksternal maupun internal.

-                 Menentukan Tindakan Alternatif

Memikirkan tindakan alternatif jika dalam pelaksanaan perencanaan terdapat permasalahan hambatan.

-                 Mengevaluasi Tindakan Alternatif

Langkah selanjutnya adalah mengevaluasi tindakan alternatif dengan menimbang dengan cermat, tindakan alternatif yang memberikan peluang yang paling bagus tentang pencapaian tujuan, biaya yang paling murah dan keuntungan yang paling tinggi.

-                 Memilih Tindakan Alternatif yang Telah Ditentukan atau Dirumuskan dan Dievaluasi

-                 Merumuskan Pendukung Tujuan

Saat keputusan telah dibuat, perencanaan telah selesai, dan tujuah langkah telah dilakanakan, maka memerlukan daftar atau hal yang diperlukan untuk mendukung tujuan. Contoh pendukung tujuan adalah alat, bahan, memperkerjakan dan melatih pegawai, dan mengembangkan sebuah produk baru.

-                 Penghitungan Anggaran Dana Perencanaan

Seperti volum dan harga penjualan, biaya operasi perencanaan, pengeluaran untuk peralatan dan lainnya.

D.           Contoh Planning

Contohnya, setiap manajer harus membuat rencana pekerjaan yang efektif di dalam kepegawaian organisasi.

2.             Organizing

A.           Pengertian Organizing

Organizing adalah proses dalam memastikan kebutuhan manusia dan fisik setiap sumber daya tersedia untuk menjalankan rencana dan mencapai tujuan yang berhubungan dengan organisasi. Organizing juga meliputi penugasan setiap aktifitas, membagi pekerjaan ke dalam setiap tugas yang spesifik, dan menentukan siapa yang memiliki hak untuk mengerjakan beberapa tugas.

Organizing, atau dalam bahasa Indonesia pengorganisasian merupakan proses menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.

Definisi sederhana dari pengorganisasian ialah seluruh proses pengelompokan orang, alat, tugas, serta wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan  yang utuh dan bulat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pengorganisasian adalah penentuan pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas dan membagi pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan berbagai departemen serta penentuan hubungan. Tujuan pengorganisasian ini adalah untuk menetapkan peran serta struktur dimana karyawan dapat mengetahui apa tugas dan tujuan mereka.

B.            Prinsip Organizing

-                 Prinsip Spesialisasi Menurut prinsip, pekerjaan seluruh perhatian harus dibagi di antara bawahan atas dasar kualifikasi, kemampuan dan keterampilan. Ini adalah melalui pembagian  kerja dapat dicapai yang menghasilkan organisasi yang efektif. Pembagian kerja adalah pemecahan tugas kompleks menjadi komponen-komponennya sehingga setiap orang bertanggung jawab untuk beberapa aktivitas terbatas bukannya tugas secara keseluruhan. Tidak semua orang secara fisik dan psikologi mampu melaksanakan semua operasi yang menyusun kebanyakan tugas kompleks, bahkan dengan anggapan seseorang dapat memperoleh semua keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tadi. Sebaliknya, pembagian pekerjaan menciptakan tugas yang lebih sederhana yang dapat dipelajari dan diselesaikan dengan relatif cepat. Jadi hal ini memperkuat spesialisasi, ketika setiap orang menjadi pakar dalam pekerjaan tertentu. Karena tindakan ini menciptakan variasi pekerjaan, orang dapat memilih atau ditugaskan pada suatu posisi yang sesuai dengan bakat dan minat mereka. -                 Prinsip Definisi Fungsional Menurut prinsip ini, semua fungsi dalam kekhawatiran harus benar dan jelas kepada manajer dan bawahan. Hal ini dapat dilakukan dengan jelas mendefinisikan tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang dan hubungan orang terhadap satu sama lain. Klarifikasi dalam otoritas-tanggung jawab membantu dalam mencapai hubungan koordinasi dan dengan demikian organisasi dapat berlangsung efektif. Sebagai contoh, fungsi utama dari produksi, pemasaran dan keuangan dan hubungan tanggung jawab wewenang dalam departemen ini harus jelas didefinisikan untuk setiap orang agar melekat dalam pemikiran karyawan. Klarifikasi dalam hubungan otoritas- tangggung jawab membantu dalam organisasi yang efisien.

-                 Prinsip Rentang Pengendalian atau Pengawasan

Menurut prinsip ini, rentang kendali adalah rentang pengawasan yang menggambarkan jumlah karyawan yang dapat ditangani dan dikontrol secara efektif oleh seorang manajer tunggal. Menurut prinsip ini, seorang manajer harus dapat menangani jumlah karyawan yang dibawahinya. Keputusan ini dapat diambil dengan memilih baik rentang lebar atau sempit froma. Ada dua jenis rentang kendali:

1) Rentang kendali yang luas adalah salah satu di mana seorang manajer dapat mengawasi dan mengendalikan secara efektif sebuah kelompok besar orang pada satu waktu.

2) Rentang kendali yang sempit rentang ini, pekerjaan dan wewenang dibagi antara banyak bawahan dan manajer tidak mengawasi dan mengendalikan kelompok yang sangat besar dari orang di bawah dia. Manajer sesuai dengan rentang yang sempit mengawasi sejumlah karyawan yang dipilih pada satu waktu.

-        Prinsip Rantai Skalar

Rantai skalar adalah rantai komando atau otoritas yang mengalir dari atas ke bawah. Otoritas dan tanggung jawab harus berjalan dalam garis yang tegas dan tidak terputus dari eksekutif tertinggi sampai yang paling rendah. Sebuah rantai skalar memfasilitasi alur kerja di sebuah organisasi yang membantu dalam pencapaian hasil yang efektif. Sebagai otoritas mengalir dari atas ke bawah, hal itu akan menjelaskan posisi kewenangan untuk manajer di semua tingkatan dan yang memfasilitasi organisasi yang efektif.

-                 Prinsip Kesatuan Perintah

Ini menyiratkan satu bawahan-satu hubungan yang superior. Setiap bawahan bertanggung jawab kepada satu manajer. Hal ini membantu dalam menghindari kesenjangan komunikasi dan kesimpangan tanggung jawab. Jika atasan yang lebih tinggi ingin memberikan perintah atau hal-hal lain kepada para bawahan yang berada beberapa tangga di bawah dalam hierarki organisasi, seyogianya hal itu dilakukan melalui atasan langsung orang yang bersangkutan. Paling tidak dengan sepengetahuan atasan langsung tersebut.

C.           Implementasi

Pentingnya pengorganisasian, menyebabkan timbulnya sebuah struktur organisasi, yang dianggap sebagai sebuah kerangka sebuah kerangka yang masih dapat menggabungkan usaha-usaha mereka dengan baik.

Dengan kata lain, salah satu bagian penting tugas pengorganisasian adalah mengharrmonisasikan kelompok orang yang berbada, mempertemukan macam-macam kepentingan dan  memanfaatkan kemampuan-kemampuan kesemuanya kesuatu arah tertentu. (Terry 1979)

Maksud dari hal tersebut adalah dapat dihasilkannya sinergisme, yang berarti perlu adanya tindakan-tindakan untuk mengelompokkan semua kemampuan yang sesuai menjadi satu tempat dan memanfaaatkan kemampuan tersebut agar dapat berguna bagi organisasi tersebut. Akan tetapi suatu pengorganisasian tidak hanya mengelompokkan sumber daya manusia saja, akan tetapi juga dengan sumber daya lainnya agar dapat efektif. Jadi pengorganisasian merupakan sebuah kasus yang dapat menimbulkan efek yang sangat baik dalam upaya menggerakan seluruh aktivitas dan potensi yang bisa diwadahi serta sebagai pengawasan manajerial.

D.           Contoh Organizing

Contohnya, kepegawaian untuk memastikan bahwa sumber daya manusia diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Memekerjakan orang untuk pekerjaan merupakan aktifitas kepegawaian yang khas. Kepegawaian adalah suatu aktifitas utama yang terkadang diklasifikasikan sebagai fungsi yang terpisah dari organizing.

3.             Actuating

A.           Pengertian Actuating

Actuating adalah peran manajer untuk mengarahkan pekerja yang sesuai dengan tujuan organisasi. Actuating adalah implementasi rencana, berbeda dari planning dan organizing. Actuating membuat urutan rencana menjadi tindakan dalam dunia organisasi. Sehingga tanpa tindakan nyata, rencana akan menjadi imajinasi atau impian yang tidak pernah menjadi kenyataan.

Actuating, dalam bahasa Indonesia artinya adalah menggerakkan. Maksudnya, suatu tindakan untuk mengupayakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan tujuan organisasi. Jadi, actuating bertujuan untuk menggerakkan orang agar mau bekerja dengan sendirinya dan penuh dengan kesadaran secara bersama- sama untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan (leadership) yang baik.

Actuating merupakan upaya untuk merealisasikan suatu rencana. Dengan berbagai arahan dengan memotivasi setiap karyawan untuk melaksanakan kegiatan dalam organisasi, yang sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawab. Maka dari itu, actuating tidak lepas dari peranan kemampuan leadership.

B.            Prinsip Actuating

-                 Pelaksanaan dan Penugasan

Langkah lanjutan dari penetapan program kerja pengawasan adalah pelaksanaan pengawasan dalam bentuk pemberian tugas. Tujuan utama penugasan adalah untuk mencapai keseimbangan antara beberapa faktor: persyaratan dan kualifikasi personal, keseimbangan untuk pengembangan profesi, dan lain-lain.

-                 Pengawasan Pengelolaan Dana

Pengelolaan terhadap dana atau anggaran yang digunakan oleh organisasi penting dilakukan agar dana tidak disia-siakan.

-                 Penyediaan dan Pemanfaatan Sarana Pengawasan

Pengawasan juga membutuhkan saran dan alat untuk melakukan pengawasan, misalnya teknologi yang digunakan untuk memantau kerja anggota organisasi atau pekerja.

-                 Dokumentasi Pengawasan

Hal ini diperlukan unutuk mendapatkan bukti yang nyata bila terjadi pelanggaran, kesalahan dalam melakukan aktivitas di dalam organisasi.

-                 Supervisi Audit

C.           Implementasi

Hal penting yang dipertimbangkan dalam melakukan actuating adalah untuk memotivasi seorang karyawan untuk melakukan sesuatu, misalnya saja:

-                 Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan

-                 Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri

-                 Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak

-                 Tugas yang diberikan cukup relevan

-                 Hubungan harmonis antar rekan kerja

D.           Contoh Actuating

Contoh penerapan actuating dalam manajemen rumah sakit misalnya, seorang kepala sub-bagian Asuhan Keperawatan yang melaksanakan fungsi pengarahan (actuating), yaitu:

-        Memberikan bimbingan dan pembinaan asuhan keperawatan sesuai standar.

-        Memberikan bimbingan terhadap penerapan SOP pelayanan keperawatan.

-        Memberikan bimbingan pendokumentasian asuhan keperawatan sehingga diperoleh catatan asuhan keperawatan yang akurat dan baru.

-        Mewakili tugas dan wewenang Kepala Bagian Pelayanan Keperawatan atas persetujuan Wakil Direktur Pelayanan sesuai kebutuhan.

-        Menyampaikan dan menjelaskan tentang sistem pembinaan asuhankeperawatan koordinasi dengan Kepala Ruangan

4.             Controlling

A.           Pengertian Controlling

Controlling, memastikan bahwa kinerja sesuai dengan rencana. Hal ini membandingkan antara kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan. Jika terjadi perbedaan yang signifikan antara kinerja aktual dan yang diharapkan, manajer harus mengambil tindakan yang sifatnya mengoreksi.

Menurut G.R Terry, pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.

Jelas sekali bahwa  fungsi pengawasan yang diambil dari sudut pandang definisi sangat vital dalam suatu perusahaan. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan dari rencana. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan. Hal ini dilakukan untuk pencapaian tujuan sesuai dengan rencana.

Jadi pengawasan dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses. Dengan pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen menjadi efektif dan efisien.

B.            Proses Controlling

Dalam controlling ada beberapa proses dan tahapan, yaitu pengawasan. Proses pengawasan dilakukan secara bertahap dan sistematis melalui langkah sebagai berikut:

-                 Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian

-                 Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai

-                 Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan       penyimpangan jika ada

-                 Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana

-                 Meninjau dan menganalisis ulang rencana, apakah sudah realistis atau tidak. Jika ternyata belum realistis maka perlu diperbaiki

C.           Implementasi

Beberapa cara pengendalian yang harus dilakukan oleh seorang manajer yang meliputi pengawasan langsung, adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manejer. Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya.

Pengawasan tidak langsung, adalah pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan secara tertulis maupun lisan dari karyawan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil yang dicapai. Pengawasan berdasarkan pengecualian, adalah pengawasan yang dikhususkan untuk kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan. Pengawasan ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.

Pengawasan juga bisa dibedakan menurut sifat dan waktunya:

-                 Preventive control, adalah pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaannya. Pengawasan ini merupakan pengawasan terbaik karena dilakukan sebelum terjadi kesalahan namun sifatnya prediktif.

-                 Repressive control, adalah pengawasan yang dilakukan setelah terjadinya kesalahan dalam pelaksanaanya. Dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga hasilnya sesuai dengan yang diinginkan.

-                 Pengawasan saat proses dilakukan, sehingga dapat segera dilakukan perbaikan.

-                 Pengawasan berkala, adalah  pengawasan yang dilakukan secara berkala, misalnya perbulan, persmester, dll.

-                 Pengawasan mendadak (sidak), adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa pelaksanaannya dilakukan dengan baik atau tidak.

-                 Pengawasan Melekat (waskat), adalah pengawasan/pengendalian yang dilakukan secara integratif mulai dari sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.

D.           Contoh Controlling

Contohnya, meningkatkan periklanan untuk meningkatkan penjualan. Fungsi dari controlling adalah menentukan apakah rencana awal perlu direvisi, melihat hasil dari kinerja selama ini. Jika dirasa butuh ada perubahan, maka seorang manajer akan kembali pada proses planning. Di mana ia akan merencanakan sesuatu yang baru, berdasarkan hasil dari controlling.